Miten toimistosiivous kannattaa kilpailuttaa?
Toimistosiivouksen kilpailutus kannattaa aloittaa palvelukuvauksesta, ei hinnasta. Kirjaa ensin siivottavat tilat, käyttöajat, henkilöstömäärä, toivottu käyntitiheys ja joka käynnillä tehtävät työt. Lähetä sama kuvaus kaikille tarjoajille. Näin tiedät, vertailetko samaa palvelua etkä vain keskenään erilaisia tuntihintoja.
Hyvä tarjouspyyntö kertoo myös, milloin työ voidaan tehdä, kuka vastaa kulkuoikeuksista ja miten laadusta raportoidaan. Kun nämä asiat ovat selvillä jo kilpailutusvaiheessa, tarjoaja pystyy mitoittamaan työn realistisesti ja aloitus sujuu ilman turhia yllätyksiä. Voit lähettää pyynnön alueesi siivousyrityksille sivulla Kilpailuta siivous.
- Anna toimiston osoite, pinta-ala ja lyhyt tilaluettelo.
- Kerro henkilöstömäärä, asiakasliikenne ja tavalliset käyttöajat.
- Määritä toivottu aloitusajankohta ja siivoukselle sopivat kellonajat.
- Pyydä eritelty sisältö, hinta, mitoitus ja sopimusehdot kirjallisina.
Tee tilakartoitus ennen tarjouspyyntöä
Pelkkä kokonaisneliömäärä ei kerro toimiston siivoustarvetta. Avotoimisto, neuvotteluhuoneet, keittiö, saniteettitilat ja varasto kuormittuvat eri tavalla. Merkitse tilat erikseen ja kerro, missä syntyy tavallista enemmän likaa tai missä puhtaustasolla on erityinen merkitys.
Tilakartoituksen ei tarvitse olla tekninen piirustus. Yhden sivun luettelo riittää useimmiten. Jos kohde on suuri, monikerroksinen tai sillä on erityisiä turvallisuusvaatimuksia, tarjoajille kannattaa järjestää samaan tietoon perustuva kohdekierros ennen lopullista tarjousta.
- Työhuoneet ja avotilat: työpisteet, vapaat pinnat, lattiamateriaalit ja roskakorit.
- Neuvottelu- ja asiakastilat: käyttöaste, lasipinnat ja tarjoilujen jäljet.
- Keittiö ja taukotilat: astiat, kodinkoneiden pinnat, jätehuolto ja täydennykset.
- WC- ja pesutilat: määrä, käyttöaste, hygieniatarvikkeet ja tarkistuskäynnit.
- Sisääntulo ja kulkuväylät: kura-aika, matot, portaat ja hissit.
Jaa työ kolmeen koriin: perussiivous, jaksotyöt ja lisätyöt
Tarjoukset ovat helpoimpia vertailla, kun tehtävät jaetaan niiden toistuvuuden mukaan. Ensimmäiseen koriin kuuluvat jokaisella käynnillä tehtävät ylläpitotyöt. Toiseen kuuluvat esimerkiksi kuukausittaiset tai muutaman kerran vuodessa tehtävät jaksotyöt. Kolmas kori sisältää erikseen tilattavat työt.
Tämä jako ehkäisee tilanteen, jossa edullisessa tarjouksessa on mukana vain näkyvin perussiivous, mutta lattioiden peruspesut, ikkunat tai tekstiilipintojen pesut laskutetaan myöhemmin yllätyksenä. Pyydä jokaiseen koriin sisältö ja hinnoitteluperuste.
- Perussiivous: lattiat, vapaat tasot, kosketuspinnat, roskat, keittiö ja WC-tilat sovitusti.
- Jaksotyöt: yläpölyt, ovet ja karmit, vaikeasti saavutettavat pinnat sekä perusteellisemmat lattiatyöt.
- Lisätyöt: ikkunanpesu, tekstiilipesut, muuttotyöt, tapahtumien jälkisiivous ja suuret kertaluonteiset puhdistukset.
Valitse käyntitiheys todellisen käytön mukaan
Kaikkia tiloja ei tarvitse siivota samalla rytmillä. Saniteetti- ja keittiötilat voivat vaatia päivittäisen tarkistuksen, vaikka työhuoneet siivottaisiin harvemmin. Hybridityö puolestaan voi vähentää joidenkin tilojen käyttöä mutta kasvattaa neuvotteluhuoneiden vaihtelua.
Pyydä tarjoajaa perustelemaan ehdotettu mitoitus. Jos tarjouksessa näkyy vain kuukausihinta, kysy käyntipäivät, arvioitu työmäärä, henkilöstöresurssi ja se, miten poikkeuksellisen vilkkaat viikot hoidetaan.
- Päivittäin tai useita kertoja viikossa: runsaasti käytetyt WC:t, keittiöt ja sisääntulot.
- Viikoittain: työtilojen yleispuhdistus käytön ja pintojen mukaan.
- Kuukausittain tai kausittain: jaksotyöt, yläpölyt ja perusteellisemmat pintojen käsittelyt.
- Tarpeen mukaan: tapahtumat, muutot, remontit ja äkilliset lisäkäynnit.
Mitä toimistosiivouksen tarjouksista kannattaa vertailla?
Kokonaiskuukausihinta on tärkeä, mutta se ei yksin kerro palvelun arvoa. Vertaa aina samalla kertaa palvelusisältöä, käyntitiheyttä, työn mitoitusta, tarvikkeita, työnjohtoa ja sopimusehtoja. Edullisin tarjous voi olla hyvä valinta, jos sisältö vastaa tarvetta ja laadunhallinta on uskottava.
Pyydä tarjoajilta vastaukset samaan vertailutaulukkoon. Selkeä vastaus kertoo usein myös siitä, miten järjestelmällisesti palvelua johdetaan sopimuksen alettua.
- Mitä kuukausihintaan kuuluu ja mitkä tehtävät laskutetaan erikseen?
- Sisältyvätkö aineet, välineet, koneet, jätepussit ja hygieniatarvikkeiden täydennys?
- Kuka on nimetty yhteyshenkilö ja miten sijaiset perehdytetään?
- Miten loma-, sairaus- ja muut poissaolot katetaan?
- Miten hinta muuttuu, jos tilojen käyttö tai työmäärä muuttuu?
- Mikä on sopimuskausi, irtisanomisaika ja hinnantarkistuksen peruste?
Sovi laatu niin, että sitä voi seurata
Ilmaus hyvä siivous ei riitä sopimuksen laatumittariksi. Valitse muutama havaittava kohta, joiden avulla palvelua seurataan: esimerkiksi WC-tilojen puhtaus, keittiön pinnat, sisääntulon lattia, roskien tyhjennys ja neuvotteluhuoneiden valmius.
Sovi samalla palautekanava, vastuuhenkilöt ja aika, jonka kuluessa puute korjataan. Ensimmäisten viikkojen aikana pidetty yhteinen tarkistus auttaa säätämään työohjetta ennen kuin pienistä epäselvyyksistä tulee pysyviä ongelmia.
- Kirjallinen kohdekohtainen työohje ja tarkistuslista.
- Nimetty yhteyshenkilö asiakkaalla ja palveluntuottajalla.
- Sovittu tapa ilmoittaa puutteesta ja tavoiteaika korjaukselle.
- Aloitusjakson tarkistus esimerkiksi kahden ja neljän viikon kohdalla.
- Menettely palvelukuvauksen päivittämiseen, kun tilojen käyttö muuttuu.
Turvallisuus, avaimet ja vastuullisuus kuuluvat kilpailutukseen
Toimistosiivous tehdään usein silloin, kun muu henkilöstö ei ole paikalla. Siksi kulkuoikeudet, avainten tai tunnisteiden hallinta, hälytykset, lukitut tilat ja tietoturvallinen työskentely pitää sopia ennen aloitusta. Kerro tarjouspyynnössä myös mahdolliset perehdytys- ja salassapitovaatimukset.
Varmista lisäksi yrityksen perustiedot, vastuuvakuutus ja se, miten henkilöstön perehdytys sekä työturvallisuus hoidetaan. Jos ympäristövastuu on organisaatiollesi tärkeä, pyydä konkreettinen kuvaus aineista, annostelusta, jätteiden lajittelusta ja kuljetusten järjestämisestä.
- Avainten, kulkutunnisteiden ja hälytyskoodien luovutus ja palautus.
- Rajatut tai salassa pidettävät tilat ja asiakirjojen käsittely.
- Vastuuvakuutus, perehdytys ja työturvallisuuskäytännöt.
- Ympäristömerkittyjen aineiden käyttö, oikea annostelu ja lajittelu.
Valmis tarkistuslista tarjouspyyntöön
Kokoa tarjouspyyntöön alla olevat tiedot ja pyydä jokaista tarjoajaa vastaamaan samaan rakenteeseen. Tällöin päätöksestä jää selkeä vertailu, jonka voi perustella myös hankinnasta päättäville kollegoille.
Kun kuvaus on valmis, voit lähettää kilpailutuspyynnön maksutta alueesi kumppaneille: kilpailuta toimistosiivous. Tarjouspyyntö ei sido hyväksymään tarjousta.
- Kohde: osoite, pinta-ala, tilatyypit, henkilöstömäärä ja käyttöajat.
- Palvelu: perussiivous, jaksotyöt, lisätyöt ja haluttu aloitusajankohta.
- Rytmi: käyntipäivät, kellonajat ja tilakohtaiset poikkeukset.
- Laatu: tarkistuskohdat, raportointi, palautekanava ja korjausaika.
- Turvallisuus: kulku, avaimet, hälytykset, rajatut tilat ja perehdytys.
- Hinta ja ehdot: erittely, tarvikkeet, lisätyöt, sopimuskausi ja irtisanominen.
